Así te ayuda el Facility Management a transformar los espacios de trabajo para optimizar el rendimiento

Las características del mobiliario, la disposición de los despachos, lugares comunes o salas de reunión o el diseño de los espacios va mucho más allá de la estética o el buen gusto. En el siglo XXI el trabajo se ha vuelto cada vez más especializado y tecnológico, podemos trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, pero esto, lejos de restar valor a nuestras oficinas, las ha convertido en un indispensable lugar de encuentro e interacción entre los empleados. Los nuevos centros de trabajo deben propiciar la colaboración, el intercambio y el trabajo en equipo, desde las grandes reuniones hasta los encuentros casuales en pasillos o salas comunes o de descanso. El espacio se convierte así en clave para incrementar la productividad y competitividad.

 Nuevo concepto de oficina

El Facility Mánager es una de las personas que más activamente puede colaborar en la implantación de este nuevo concepto de oficina. La gestión del espacio en nuestras empresas ha de basarse en las necesidades de las personas, de los trabajadores que finalmente son los garantes del progreso y la rentabilidad de nuestro negocio. Es un hecho comprobado que el ambiente de trabajo tiene un claro y determinante efecto sobre la conducta y, por tanto, el rendimiento de las personas. Tenemos que convertir el centro de trabajo en una ventaja competitiva. Es imprescindible contar con el talento de cada empleado y potenciar el trabajo en equipo y para ello debemos hacer del espació Un “valor añadido”.

Es un hecho comprobado que el ambiente de trabajo tiene un claro y determinante efecto sobre la conducta y el rendimiento de las personas.

Los largos pasillos o los despachos cerrados a cal y canto deben desterrarse para dar lugar a espacios de intercambio y colaboración que potencien la innovación y la creatividad de nuestros equipos. El trabajo independiente requiere de un mayor aislamiento, pero las tareas que precisan colaboración necesitan menos límites y barreras. Es necesaria una mayor apertura visual y acústica e incluso recortar las distancias.

Los nuevos centros de trabajo deben tener puestos individualizados, pero también espacios para encuentros largos o cortos, mayor cantidad de áreas para reuniones formales o informales, sectores para charlas, trabajo en equipo, descanso e incluso para juegos.

Espacios multifuncionales

Estos nuevos espacios deberían además ser multifuncionales. Un despacho puede convertirse en una pequeña sala de reunión ocasional. Un pasillo amplio puede ofrecer un lugar donde detenerse e intercambiar ideas, sin que se obstaculice el transito e incluso una cafetería o comedor debería poder transformarse en salón de actos o reuniones. El diseño del equipamiento también cobra una nueva dimensión. El mobiliario debería poder transformarse, reconfigurarse o trasladarse según las necesidades de cada momento. Los asientos rodantes o las mesas multiuso son ejemplos de este nuevo tipo de muebles que, además deberían ser cómodos, informales y de colores que posibiliten una atmósfera agradable y relajada que posibilite el trabajo en equipo.

En estas zonas de descanso o de encuentro, así como en las áreas de reunión, también se debe facilitar el acceso a las nuevas tecnologías. Equipos de videoconferencia, dispositivos portátiles o conectividad inalámbrica deben estar garantizados.

Los nuevos espacios deben ser multifuncionales y facilitar el acceso de atrabajo a las nuevas tecnologías.

Atención a los “efectos secundarios” no deseados

Pero este tipo de disposición, si la idea está mal ejecutada, puede también tener efectos negativos en la productividad de nuestros trabajadores. El aumento de ruido o distracciones o la falta de privacidad puede conllevar “efectos secundarios” no deseados.

Para evitarlos, deberíamos seguir las recomendaciones de diversos estudios como el publicado por Anne-Laure Fayard y John Weeks. Estos autores aseguran que un espacio puede o no fomentar la colaboración dependiendo de la capacidad para equilibrar tres dimensiones: la proximidad, la privacidad y el permiso.

A pesar de la libertad y movilidad que nos dan las nuevas tecnologías, diversos estudios han demostrado que la interacción entre los trabajadores disminuye exponencialmente con la distancia entre sus oficinas. Por tanto, para que el diseño facilite la comunicación y el encuentro entre los colaboradores, debemos implantar zonas que faciliten el tránsito hacia los espacios comunes y ofrecer a los trabajadores motivos para permanecer allí. Un ejemplo serían áreas centrales con elementos compartidos como fotocopiadoras o máquinas de café.

Diversos estudios han demostrado que la interacción entre los trabajadores disminuye exponencialmente con la distancia entre sus oficinas.

Nuestros empleados deben tener también la tranquilidad de poder conversar sin ser interrumpidas o escuchados por quien no desean y también contar con la posibilidad de no interactuar si no lo desean. En este sentido, deberíamos habilitar rincones con cierta privacidad e incluso con algún tipo de asiento o mobiliario, dentro de los espacios comunes.

Finalmente, los autores antes mencionados aseguran que la empresa o sus dirigentes deben transmitir a los empleados la idea de que las conversaciones casuales o las interacciones espontáneas no sólo son aceptadas, sino que incluso están incentivadas

Diálogo constante con empresas y trabajadores

En conclusión, el diseño de nuestros nuevos centros de trabajo debe de ser flexible y poder adaptarse a las necesidades de nuestros equipos. Las condiciones térmicas, lumínicas, acústicas o el diseño de cada puesto de trabajo o espacio común, debe ser el idóneo para garantizar la máxima productividad de los empleados. Se trata de un amplísimo y novedoso campo de trabajo en plena expansión llamado a convertirse, sin lugar a dudas, en una de las áreas con mayor potencial de desarrollo del siglo XXI para el área del Facility Management.

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